Cum sa scrii corect o procedura

Procedurile si surorile acestora - politicile, pot fi adeseori blestemul existentei noastre in cadrul unei companii. Fie sunt prea restrictive, fie nu sunt scrise pe intelesul celor care trebuie sa le puna in aplicare.

Daca sunt facute asa cum trebuie, procedurile pot ajuta organizatia sa se dezvolte sau sa se mentina la nivelul dorit. Atunci cand echipa ta stie ce, cum si cand sa faca si cum sa aiba grija sa nu greseasca, vei evita o serie de frustrari si vei scuti timp pretios.

O procedura utila este una scurta, corecta si usor de citit. Nu te piarde in detalii si puncteaza exact ce este important. In caz contrar, chiar daca oamenii o vor citi, nu vor reusi sa se concentreze asupra intregului text.

Nu toate activitatile din cadrul unei companii necesita intocmirea unei proceduri. Asigura-te inainte ca este necesar sa ai un asemenea instrument.

Cand este nevoie de intocmirea unei proceduri?

• In cazul unei activitati de lunga durata.
• In cazul unei activitati complexe.
• In cazul unei activitati de rutina, dar in care toata lumea trebuie sa stie foarte bine care ii sunt indatoririle.
• In cazul unei activitati care necesita o anumita coerenta.
• In cazul unei activitati care implica o documentatie complexa.
• In cazul unei schimbari de amploare.
• In cazul in care o greseala ar fi fatala bunului mers al companiei.

Vei sti cu siguranta ca este nevoie sa intocmesti o procedura aferenta unei activitati atunci cand angajatii nu sunt inca stapani pe modul in care trebuie sa isi indeplineasca responsabilitatile.

De asemenea, este nevoie de o procedura atunci cand exista mai multe modalitati de a indeplini o sarcina si tu ca manager doresti sa alegi doar una dintre ele. In felul acesta vei evita confuzia sau eventualele neatentii.

Care sunt pasii pentru a putea intocmi o procedura?

• Aduna toate informatiile necesare – chiar daca este alegerea ta sa intocmesti o procedura, ai nevoie de ajutorul echipei tale. Cere-le informatii despre cum isi indeplinesc responsabilitatile de zi cu zi. Acest lucru va fi foarte folositor si noilor angajati.
• Incepe sa o scrii – evita folosirea prea multor cuvinte, fii cat mai concis in exprimare. Foloseste liste si linii, vor delimita mai bine informatiile oferite.
• Adauga scheme si desene – vei vedea ca uneori cuvintele nu te pot ajuta in descrierea unor activitati. Daca este necesar, include in procedura si scheme sau grafice.

O procedura bine facuta ajuta la cresterea productivitatii companiei. Vei reusi sa reduci numarul de erori si omisiuni, iar oamenii vor fi astfel ajutati sa efectueze sarcini complexe rapid si eficient.
 

Tags: proceduraechipacompaniiprocedurimanager