La baza organizarii stau decizii marunte

Secretul unei bune organizari este dat de abilitatea de a lua decizii cu rapiditate. Nu este vorba de decizii importante, cum ar fi incheierea unei mari afaceri, ci de decizii minore, precum indosarierea unei hartii.

Un director s-a intors la birou dupa o calatorie de afaceri. Acum trebuia sa se ocupe de problemele care se adunasera. A hotarat sa-si ia liber cateva zile, tocmai pentru a le rezolva. Dar a descoperit ca nu era in stare sa avanseze nici macar in a-si face ordine pe birou. In cele din urma, coplesit si frustrat, a hotarat sa inceapa cu sertarul. A luat prima foaie de hartie si s-a intrebat ce sa faca cu ea. Era copia unui articol dintr-o revista de specialitate. "Il voi citi mai tarziu" a spus, impingand articolul la marginea biroului. Apoi a luat un raport intocmit de un membru din conducere, in urma vizitei intreprinse la un client. "Nu l-am citit inca", a spus impingandu-l si pe acesta la marginea biroului.

A continuat astfel vreme de cateva minute, pana cand a realizat ca la baza organizarii stau deciziile minore, cum ar fi ce sa faca cu un raport care statea pe biroul lui de saptamani. Simpla mutare a documentelor dintr-un loc intr-altul nu inseamna decat o amanare a deciziei si o pierdere de timp.

Deciziile majore se refera la adoptarea unei solutii cu consecinte importante. De exemplu, unde sa fie localizata o noua fabrica; cine sa fie avansat; daca este necesara achizitionarea unui nou produs; daca are sens alocarea de timp si resurse pentru o initiativa etc.

Natural, deciziile importante sunt rare. In schimb, micro-deciziile apar la tot pasul. Printre ele sunt si cele care fac sa se adune materialele pe biroul dvs.:
- Sa pastrez aceasta hartie sau sa o arunc?
- Daca o pastrez, ce sa fac cu ea?

Foarte multe asemenea micro-decizii apar in fiecare zi. Sunt practic permanente. Din pacate, ele nu pot fi ignorate sau tratate cu superficialitate. Acest fapt ar crea blocaje in cadrul biroului, maldare de hartii si crize datorate termenelor limita. Micro-deciziile trebuie tratate in mod sistematic.

In cazul amintit, problema s-a rezolvat prin dezvoltarea unui sistem practic de luare a micilor decizii. A inceput din coltul din dreapta al biroului trecand peste fiecare foaie de hartie si luand imediat o decizie pentru fiecare in parte. A procedat astfel pana cand si partea stanga a biroului a ramas libera.

A necesitat aproape o zi si jumatate, dar a dezvoltat bazele unui sistem de lucru cu hartiile. Din acea zi, directorul nu a mai avut probleme cu organizarea. De ce? Pentru ca se angajase sa ia decizii privind fiecare hartie din cele care ii soseau zilnic pe birou. Aceasta este fundamentul unei bune organizari.


Tags: organizare eficientadecizii rapidedecizii minore