Planul de business al organizatorului de evenimente

Incepe prin a scrie totul clar, in procente raspunzand la intrebari de genul: Cati bani vreau sa fac eu cu acest eveniment? Voi avea nevoie de personal suplimentar, pentru a tine evenimentul pe roate? Cati oameni, cat timp? Care sunt costurile cu personalul? S-ar putea sa ai nevoie de stocuri suplimentare, contacteaza-i pe furnizori. Calculeaza costul inventarului suplimentar. Cum se vor impaca pe de o parte cheltuielile si pe de alta cifra de afaceri?

Nu uita sa ai un plan B. Tine cont de aspectele urmatoare: vremea poate fi rea, unele evenimente pot fi anulate, stocurile trebuie sa fie pline, sa nu ramai “in pana”, ce faci daca iti ramane prea multa mancare, daca nu s-au consumat stocurile. Listeaza acele lucruri pe care le vei face, daca lucrurile nu functioneaza conform planului.

Pe de alta parte, evaluarea este masura succesului, de unde putem extrage recomandarile pentru schimbare. Atat organizatorii de evenimente, cat si clientii, trebuie sa “cantareasca” succesul unui eveniment. Numai asa vei afla daca ai lucrat bine si vei avea si pe viitor clienti.

In timp ce organizatorii de evenimente cantaresc numarul participantilor, succesul reclamei, multumirea din randul clientilor si celor prezenti, impactul asupra business-ului local, o afacere isi masoara “fortele” in vanzari, succesul reclamei, nivelul de “racolare” a noilor clienti.

La ce intrebari poate raspunde evaluarea: Ne-am indeplinit obiectivul? Am procedat corect? Am cheltuit prea multi bani? Am putea pe viitor sa organizam evenimente mai bune? Ce as face diferit?

Urmatorul chestionar este folosit de organizatorii de evenimente pentru a analiza gradul de satisfactie din randul oamenilor si al antreprenorilor.

1. De unde sunteti?
2. Sunteti un vizitator nou sau v-ati reintors? Nou/M-am reintors/Rezident
3. Cat doriti sa stati la eveniment?
4. La ce hotel v-ati cazat? Care sunt conditiile? (bed and breakfast, motel, hotel, rulota, cu familia, prietenii, altele)
5. Cum ati aflat despre eveniment?
6. De ce ati venit la acest eveniment?
7. Cati bani estimati ca veti cheltui pe zi la eveniment? 0-20 lei; 21-40 lei; 41-60 lei; 61-80 lei; 81-100 lei; peste 101 lei.
8. Ce interese aveti in cadrul evenimentului?
9. Ce alte oferte v-ar atrage?
10.Ce varsta aveti? 0-18 ani; 19-30 ani; 31-45 ani; 46-60 ani; peste 61 de ani

A venit si ziua reflectiei. Revizuieste rezultatele, vezi daca ti-ai atins obiectivele. Este important sa iti evaluezi obiectivele pentru viitor. Faptul ca te-ai implicat reprezinta in sine un succes. Greselile sunt doar oportunitati de a invata mai mult. Daca transformi esecul intr-o lectie, vei deveni mai bun la organizarea urmatorului eveniment, compania ta va fi mai prospera.

Cel mai bun feedback este cel al clientilor!

Realizeaza un sondaj in randul lor. Intreaba-i ce le-a placut, ce nu le-a placut. Pune intrebari, nu rata aceasta ocazie de a-ti imbunatati activitatea.
Ti-ai indeplinit toate obiectivele?
Ai definit obiectivele cum se cuvine?
Au fost acestea masurabile?
Reinventeaza obiectivele si asigura-te ca le poti cuantifica. ti-ai depasit obiectivele?
Ai subestimat numarul participantilor?
Ai subestimat pozitia ta pe piata?
Ce anume ai trecut cu vederea?
Reevalueaza-ti modul in care intelegi un eveniment. Revalueaza cunostintele despre piata organizarii de evenimente. Reevalueaza modul in care te expui pe piata, in fata clientilor. Reevalueaza preturile.
Ai obtinut performante la care nu te-ai fi asteptat?
Ai luat in calcul toate posibilitatile?
Ai inteles publicul?
Ai inteles nevoile clientilor tai?

Apeleaza la brainstorming!

Pentru asta e nefvoie sa discuti cu colaboratorii. Vezi ce alte nevoi au clientii. Reevalueaza cunostintele despre piata.
Ai respectat bugetul evenimentului?
Asigura-te ca planifici totul cu atentie. Vorbeste cu alti organizatori de evenimente, care te pot ajuta sa ai o imagine clara.
Ai avut un personal bun?
Ai subestimat numarul celor care vor veni?
Angajeaza mai multi oameni, chiar si part time. Ai avut stocuri suficiente?
Ai verificat aceste stocuri? Ar trebui sa stii sa iti raspunzi la aceste intrebari.

Succes!

Tags: planplan de businessafacereafacerievenimenteorganizare evenimente