Multi antreprenori isi ridica intrebarea "Cum pot scoate bani din firma, legal si eficient?". Desi pare un detaliu administrativ, modul in care transferi bani din contul companiei in cel personal are consecinte fiscale directe.
Din punct de vedere legal si fiscal, firma este o entitate distincta de persoana fizica. Chiar daca esti asociat unic sau administrator, nu poti folosi banii societatii ca pe un cont personal. Orice suma retrasa trebuie sa aiba un temei legal si sa fie inregistrata corespunzator in contabilitate.
Cum scoti bani din firma
Atunci cand vorbim despre cum poti scoate legal bani din firma, principalele variante sunt salariul (contract de munca/mandat) si remuneratia pentru activitatea desfasurata in firma, cu impozite si contributii aferente.
Chiar daca banii firmei iti apartin indirect, nu ii poti retrage oricum sau oricand. Legea ofera mai multe modalitati prin care poti transfera bani din contul societatii catre tine, ca asociat, administrator sau colaborator.
Cele mai uzuale forme legale de a scoate bani din firma sunt:
- Dividende - Distribuirea profitului net catre asociati, dupa plata impozitului pe profit
- Retragere avansuri/cheltuieli decontate - Sume acordate temporar pentru cheltuieli de serviciu, cu decont ulterior
- Diurne si indemnizatii de deplasare - Pentru activitatea prestata in interesul firmei, in afara localitatii
- Imprumuturi acordate firmei de catre asociat - Poti scoate ulterior suma imprumutata fara impozitare
- Contracte de colaborare/drepturi de autor - Variante alternative de remunerare, cu fiscalitate specifica
- Prime, bonusuri, alte beneficii - Acordate prin contract, supuse taxarii ca venituri salariale
Dividende vs salariu
Multi antreprenori se gandesc cum este mai avantajos - sa-si ia salariul sau dividendele. Raspunsul nu este universal, pentru ca fiecare optiune vine cu costuri, beneficii si conditii diferite. Alegerea potrivita depinde de venitul dorit, profilul activitatii, riscul fiscal, dar si nevoile personale.
3 culturi profitabile - Goji Merisoare Aronia
Ghid practic pentru realizat felicitari de lux
Pasii catre o afacere de succes Berea Artizanala
In ceea ce priveste salariul, acesta ofera siguranta sociala si venit lunar constant. Totusi, vine la pachet cu cele mai mari taxe si contributii fata de dividende, car sunt mai flexibile si pot fi mai eficiente fiscal.
Cu toate acestea, dividendele pot fi retrase doar din profitul declarat, cu respectarea unor conditii contabile stricte.
Dividendele devin mai eficiente fiscal daca veniturile sunt sub anumite praguri. De cele mai multe ori, o combinare intre salariu minim si dividende poate oferi un echilibru intre legalitate, fiscalitate si protectie sociala.
Taxe dividende
Dividendele reprezinta o modalitate legala prin care asociatii unei firme pot retrage bani din profitul net obtinut de societate. Acestea pot fi distribuite doar daca firma inregistreaza profit si dupa ce situatiile financiare anuale au fost aprobate oficial.
Din punct de vedere fiscal, orice suma retrasa ca dividend este supusa unui impozit de 8%, care se aplica direct asupra sumei brute distribuite. Acest impozit este retinut de firma si virat catre bugetul de stat pana la data de 25 a lunii urmatoare celei in care se face plata catre asociat. Fata de alte forme de venit, acest impozit se aplica intotdeauna, indiferent de valoarea dividendelor.
Pe langa impozitul pe dividende, asociatul poate fi obligat sa plateasca si contributia la sanatate, in valoare de 10%. Aceasta nu se aplica intotdeauna, ci doar daca venitul total obtinut din surse pasive depaseste un prag anual stabilit la nivelul a 6 salarii minime brute.
In conditiile in care veniturile pasive ale unei persoane depasesc un al doilea prag, stabilit la 12 salarii minime brute anual, apare obligatia de a plati si contributia la pensie, in valoare de 25%. In acest caz, contribuabilul are obligatia de a alege un venit de asigurare si va plati 25% aplicat asupra acelui venit ales.
In functie de suma retrasa ca dividend, taxarea totala poate varia de la un simplu impozit de 8%, in cazul unor sume mai mici, pana la o sarcina fiscala totala de peste 40%, in cazul in care sunt aplicabile si contributiile la sanatate si pensie.
Taxe salariu
Salariul este cea mai comuna si reglementata forma de remunerare pentru activitatea desfasurata intr-o firma. Orice venit salarial implica un set de taxe obligatorii, atat pentru angajat, cat si pentru angajator. Desi salariul ofera protectie sociala completa, acesta are un cost fiscal semnificativ.
Salariul brut este supus unor taxe, retinute direct din venitul angajatului. Aici vorbim de impozitul pe venit de 10%, contributia la pensie (CAS) de 25% si de contributia la sanatate (CASS) de 10%. Pe langa aceste contributii, angajatorul are si o taxa suplimentara de platit. Contributia asiguratorie pentru munca nu afecteaza direct salariul angajatului, dar creste costul total suportat de firma. Aceasta este in valoare de 2,25% din salariul brut.
Astfel, angajatul primeste in mana aproximativ 58-60% din suma, iar firma va suporta aproximativ 102-103% din salariul brut.
Comparativ cu alte forme de venit, avantajul salariului este ca ofera o protectie sociala completa. Aici vorbim despre vechime in munca, punctaj pentru pensie, acces la concedii medicale, maternitate, indemnizatie de somaj si asigurare de sanatate.
Principalul dezavantaj al salariului este costul fiscal ridicat. De aceea, in multe situatii, antreprenorii aleg o combinatie intre salariu si dividende.
Decontarea cheltuielilor facute in numele firmei
Decontarea cheltuielilor facute in numele firmei este o practica obisnuita in activitatea antreprenoriala, mai ales atunci cand asociatul, administratorul sau un angajat suporta temporar din fonduri proprii anumite costuri care tin de firma. Aceste cheltuieli pot fi ulterior recuperate de la societate, in mod legal, cu conditia respectarii anumitor reguli contabile si fiscale.
Pe scurt, decontarea cheluielilor inseamna recuperarea banilor cheltuiti din buzunarul propriu pentru firma. In acest caz vorbim despre achizitia de materiale sau echipamente, plata unor servicii necesare (cazare, transport) si despre alte cheltuieli legate direct de activitatea firmei (laptop, deplasari).
Pentru a fi totul legal, cheltuiala trebuie sa fie in interesul activitatii firmei, nu se pot deconta cheltuieli personale. De exemplu, o masa la restaurant poate fi decontata doar daca exista o justificare profesionala, adica o intalnire de afaceri cu potentiali parteneri.
De asemenea, in acest proces de decontare a cheltuielilor trebuie sa existe documente justificative clare. Cel care a suportat cheltuiala trebuie sa prezinte firmei documente legale precum facturi sau bonuri, preferabil emise pe numele firmei. Daca sunt emise pe persoana fizica, este acceptat doar daca se face dovada ca a fost o cheltuiala necesara firmei si nu exista o alta varianta.
Firmele ar trebui sa aiba o procedura interna sau cel putin o decizie administrativa care sa aprobe si sa documenteze cheltuiala. In practica, se intocmeste un formular de decont, unde sunt trecute sumele, explicatiile si datele aferente. In plus, cheltuiala trebuie inregistrata in contabilitatea firmei. Firma poate rambursa suma persoanei care a facut cheltuiala fara probleme, prin casierie sau transfer bancar.
In cazul in care documentele sunt incomplete sau cheltuiala este nejustificata, ANAF poate recalifica sumele platite ca venit personal al asociatului sau administratorului. Astfel, se aplica taxe suplimentare.
Daca va intrebati ce cheltuieli pot fi facute in numele firmei, mai jos va las o lista.
Cheltuieli de transport
Costurile legate de deplasarea in interes de serviciu includ bilete de avion, tren, taxi, combustibil, inchiriere auto etc. In aceasta situatie, se vor pastra documentele justificative, precum bonuri, facturi sau bilete. Ideal, documentele trebuie insotite de un ordin de deplasare sau o decizie interna. Daca deplasarea se face cu masina personala, se foloseste foaia de parcurs pentru calculul costului.
In cea ce priveste implicatiile fiscale, cheltuielile sunt deductibile integral daca sunt justificate ca fiind in interesul firmei. In cazul TVA, acesta este deductibil daca documentele sunt emise pe firma. Daca nu sunt justificate clar, cheltuielile pot fi tratate ca avantaj in natura si impozitate.
Cheltuieli de cazare
Aceste cheltuieli sunt considerate costurile pentru cazarea pe durata deplasarilor in interes de serviciu. Pentru a primi decontarea, trebuie prezentate facturi de cazare si documente care atesta deplasarea, precum ordinul, programul sau evenimentul.
Cheltuielile de cazare sunt deductibile daca exista justificare clara a scopului profesional, la fel si in cazul platii de TVA, daca factura este emisa pe firma. Cazarea partenerilor de afaceri sau a insotitorilor fara legatura cu activitatea firmei poate fi considerata cheltuiala nedeductibila.
Cheltuieli de masa
O alta cheltuiala suportata de firma poate fi masa servita in timpul unei deplasari sau in contextul unor intalniri de afaceri. In acest caz, se pastreaza bonurile si facturile.
De asemenea, se recomanda existenta unei note interne sau mentiune in ordinul de deplasare care justifica natura profesionala a mesei.
In ceea ce priveste aspectul fiscal-contabil, cheltuielile de masa pot fi considerate cheltuieli de protocol, unde limita este de 2% din profitul ajustat. TVA-ul nu este deductibil la cheltuieli de protocol. Daca sunt cheltuieli personale mascate, ANAF poate reclasifica si impune taxe salariale.
Cheltuieli cu echipamente si materiale
Aici ne referim la achizitii de bunuri, precum laptop, telefon, imprimanta, consumabile, rechizite sau alte lucruri necesare activitatii firmei. Asemanator situatiilor anterioare, este necesara pastrarea facturilor si intocmirea unui decont intern. Daca este vorba de echipament IT sau de birou, aceste cheltuieli se inregistreaza in contabilitate.
In conditiile in care bunurile achizitionate sunt utilizate exclusiv in scop profesional, cheltuielile sunt deductibile. Totusi, daca bunul este folosit si personal, se aplica ajustare de TVA sau impozitare ca avantaj in natura.
Cheltuieli de reprezentare
Aceste cheltuieli se refera la participarea la targuri, conferinte, seminarii, evenimente, traininguri, etc. Sunt necesare documente justificative si intocmirea unei note de participare.
In conditiile in care cheltuielile sunt facute in scopul firmei, acestea se considera deductibile, cu TVA deductibil. Cheltuielile extravagante sau fara legatura cu obiectul de activitate pot fi reclasificate ca nedeductibile.
Cheltuieli pentru abonamente si servicii digitale
Aici vorbim despre plati pentru software, platforme online, abonamente la aplicatii profesionale, precum Google Workspace. Factura trebuie sa fie pe firma si sa contina toate datele legale. De asemenea, se deconteaza printr-un formular si se inregistreaza in contabilitate.
Aceste cheltuieli sunt considerate deductibile integral daca au legatura cu activitatea firmei. Abonamentele la platforme de divertisment sau fara legatura cu firma pot fi tratate ca nedeductibile.
Cheltuieli cu telefonie si internet
Abonamentele la telefon sau internet utilizate pentru activitatea firmei sunt considerate cheltuieli deductibile proportional (cu utilizarea in scop profesional). Decontarea se poate face prin factura emisa pe firma si intocmirea unui referat care justifica utilizarea (mai ales daca se foloseste si in scop personal).
Cheltuielile facute in numele firmei pot fi decontate in mod legal si fara implicatii fiscale negative doar daca sunt justificate sau sustinute cu documente legale. O decontare corecta iti permite sa mentii gestiunea banilor si sa eviti sanctiunile din partea ANAF.
Diurne si indemnizatii de deplasare
Diurna este o suma forfetara pe care angajatul sau administratorul o primeste atunci cand este trimis intr-o deplasare in interesul firmei, in afara localitatii unde firma isi are sediul. Aceasta acopera cheltuielile zilnice de hrana si alte costuri personale, fara a fi necesara justificarea detaliata cu bonuri sau facturi.
Pentru a acorda diurna, este necesara emiterea unui ordin de deplasare intern. Acesta trebuie semnat de conducere si de persoana delegata. Deplasarea trebuie sa fie reala, iar scopul ei clar legat de interesul firmei. La intoarcere, trebuie completat un raport de activitate si, dupa caz, depuse si documente justificative pentru alte cheltuieli.
De asemenea, diurna este neimpozabila in limita plafonului stabilit legal. Sumele care depasesc plafonul sunt considerate avantaje salariale si sunt impozitate ca atare. Cheltuiala este deductibila pentru firma in intregime, daca este incadrata corect.
Imprumuturi acordate firmei de catre asociat
Asociatii pot imprumuta firmei bani proprii, sub forma unui credit pe termen scurt sau lung, pentru a asigura fluxul de numerar necesar functionarii. Ulterior, suma imprumutata poate fi returnata fara costuri fiscale suplimentare.
In acest caz se incheie un contract de imprumut intre asociat si firma, in care se precizeaza suma, termenul de rambursare si daca se percepe sau nu dobanda. In plus, imprumutul trebuie inregistrat in contabilitate si reflectat corect in balanta.
Sumele imprumutate si ulterior returnate nu sunt impozabile pentru asociat, deoarece nu reprezinta un venit, ci o recuperare a unei creante.
Daca se percepe dobanda, aceasta poate fi supusa impozitarii la nivelul persoanei fizice, iar firma poate deduce partial dobanda, in anumite conditii.
Contracte de colaborare/drepturi de autor
Aceasta metoda se bazeaza pe remunerarea unei persoane fizice pentru o activitate intelectuala, creativa sau ocazionala, care nu intra sub incidenta unui contract de munca.
Se incheie un contract de colaborare (contract civil de prestari servicii) sau un contract de cesiune a drepturilor de autor. Aceste contracte trebuie sa stipuleze clar obiectul activitatii, livrabilele, termenul de executie si suma convenita. Plata se face in baza unei facturi sau a unui document de plata emis de colaborator.
In acest caz venitul este impozitat cu 10% impozit pe venit si contributii sociale, in functie de natura activitatii si nivelul veniturilor obtinute.
Prime, bonusuri, alte beneficii
Aceasta este o metoda clasica si transparenta prin care administratorii sau angajatii firmei pot beneficia de sume suplimentare.
Primele si bonusurile trebuie mentionate fie in contractul individual de munca, fie intr-un act aditional, sau in regulamentul intern.
Aceste venituri sunt tratate la fel ca salariile, se impoziteaza cu 10% impozit pe venit, se retin contributiile sociale si contributia asiguratorie pentru munca.
de 
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
