Cum sa fii sigur ca sedintele tale sunt eficiente si rapide?

Un lucru este sigur: sedintele au devenit un "rau" necesar. Sedintele ne rapesc foarte mult timp si doar foarte putine dintre ele devin surse de solutii pentru probleme si conflicte, surse de idei geniale care sa ne aduca afacerile mai aproape de rentabilitate si profitabilitate. Si asta se intampla din cauza faptului ca nu respectam cateva reguli de baza.

Iata doar 4 reguli esentiale de care sa tinem cont pentru a ne asigura ca sedintele noastre raman eficiente si foarte rapide, adica exact ce ne dorim:

3 culturi profitabile - Goji Merisoare Aronia

Vezi AICI detalii

Cultura de sofran

Vezi AICI detalii

Propriul meu plan de afaceri

Vezi AICI detalii

1. Organizati sedinta in cel mai mic detaliu. Efectuati o lista cu probleme, conflicte, lucruri ce trebuie discutate, nelamuriri ce trebuie clarificate. Nu uitati sa actualizati aceasta lista in fiecare si tineti-o aproape de dvs in orice moment al zilei pentru a putea adauga orice nou detaliu.
 
Lista trebuie sa fie cat mai clara ( ce problema exista, cand isi are termenul limita pentru rezolvare, cine ar putea sa o rezolve, ce neplaceri se genereaza din cauza nerezolvarii problemei in cauza samd). De asemenea, lista trebuie impartita in sectiuni asimilabile. Nu uitati faptul ca orice proiect devine mai simplu si mai rapid de rezolvat atunci cand este impartita in sectiuni micute.

2. Stabiliti cine sunt oamenii de care aveti nevoie si puneti-i in tema cu ce se va discuta. Alegeti de pe lista de probleme acele puncte esentiale pe care aveti de gand sa le discutati si carora doriti sa le aduceti solutii. Fiecare invitat in cadrul sedintei trebuie sa aiba un rol clar in rezolvarea problemelor pe care le veti aduce in atentia tuturor.

Nu uitati sa efectuati un plan al sedintei si sa il trimiteti tuturor celor invitati. Acestia vor stii inca dinainte de sustinerea sedintei ce subiecte vor fi atacate si isi vor pregati anumite explicatii, anumite solutii, anumite propuneri, sugestii, recomandari.

3. Atacati subiectele cat mai clar si cu obiectivitate maxima. Nu atacati pe nimeni, nu aruncati vina asupra nimanui. Cei care se vor simti vinovati vor fi puternic motivati sa isi repare greselile cu mai multa determinare decat atunci cand sunt invinovatiti de fata cu restul colegilor, subordonatilor sau superiorilor.

Si nu uitati faptul ca atunci cand aruncati vina asupra cuiva, punctul central al sedintei nu va mai fi reprezentat de solutii, ci de explicatii, scuze, conflicte.

4. Cereti ajutorul asistentului/asistentei personale pentru notarea tuturor solutiilor propuse, recomandarilor acceptate, ideilor noi primite in cadrul sedintei. Fiecare problema de pe lista trebuie, la finalul sedintei, sa aiba macar doua-trei solutii clare si viabile, angajatii delegati sa le preia si care sa se asigura ca pana la urmatoarea sedinta problemele vor fi rezolvate sau macar va exista un progres clar.


Trimiteti rezultatele sedintei catre toti cei invitati. Amintiti-le tuturor ce sarcini au primit, ce termene limita au fost stabilite, conditii de lucru, cerinte si caror supervizori le vor prezenta eventualele probleme si progresul efectuat.


Mult succes si sedinte cat mai productive!


sursa foto: www.sxc.hu



Tags: sedinte productivesedinte scurtesedinte eficiente