E-mail-urile te fac mai putin productiv

Sondajele sunt uimitoare: intreruperile constante pentru a-ti citi e-mail-urile te fac mai putin productiv, mai putin creativ, iar daca citesti e-mail-uri atunci cand lucrezi la ceva, asta nu va duce la nimic bun.

Magazin Online - cum sa pornesti propria ta afacere online

Vezi AICI detalii

Cultura de sofran

Vezi AICI detalii

Propriul meu plan de afaceri

Vezi AICI detalii

Criptomonede Ghid practic pentru incepatori

Vezi AICI detalii

In interiorul companiei unde lucrezi sabotorii stau ascunsi. Deghizati in instrumente ale productivitatii, iti mananca din cea mai pretioasa resursa: atentia. Alertele neincetate de e-mail, mesajele, buzz-urile si telefoanele mobile iti reduc concentrarea la locul de munca. Un angajat pierde, in medie, 2.1 ore de productivitate in fiecare zi din cauza distragerii atentiei si a intreruperilor, potrivit Basex, firma de cercetare si consultanta. 

Acel timp inseamna bani. Gigantul Intel estimeaza ca marile companii pot pierde aproximativ 1 milion de dolari pe an din cauza pierderii productivitatii angajatilor. Intreruperile sunt constante: in fiecare zi, un angajat tipic care face munca de birou isi verifica e-mail-ul de 50 ori si foloseste mesajele de 77 ori, potrivit Rescue Time, o firma care dezvolta software pentru time management. Astfel de intreruperi nu doar ca deranjeaza angajatii de la sarcinile lor, dar le distrage si atentia totodata, mareste stresul si agitatia si scade gradul de satisfactie si creativitate.

“Epidemia intreruperilor” a ajuns la un moment de criza la unele companii si nu pare sa arate nici un semn de incetinire. Volumul e-mail-urilor creste cu un procent de 66% pe an, afirma E-Policy Institute. Din ce in ce mai multi oameni isi scriu si folosesc Facebook-ul sau Twitter-ul de la serviciu.

“E mai rau decat oricand”, spune Michelle Rupp, proprietara NRG Seattle, firma de brokeraj in asigurari, cu un numar de 12 angajati care se simt coplesiti de avalansa mesajelor. “Este asa de greu sa stai concentrat. Totul suna “bing”, “bong”, “tweet” spre tine, incat nu mai poti gandi.” Da, este posibil sa amortizam asaltul intreruperilor. Dar managerii trebuie sa continue aceasta lupta prin “managementul intreruperilor.”

Mitul despre multitasking
Creierele umane “vin echipate” cu doua feluri de atentie: involuntara si voluntara. Cea involuntara, creata pentru a supravietui, este  alimentata de stimuli din exterior – care te domina. Cea voluntara este abilitatea de a te concentra la o sarcina aleasa.

Asa cum atentia angajatilor este deranjata de intreruperi, ceva ascuns se intampla in creierele lor: intreruperile erodeaza o zona numita “control obtinut prin efort” si, odata cu aceasta zona, si abilitatea de a-ti controla atentia. Cu alte cuvinte, cu cat iti verifici mesajele mai mult, cu atat mai mult simti nevoia sa o faci si mai des – ceea ce spun acum este familiar utilizatorilor de BlackBerry sau iPhone.

“Tehnologia provoaca dependenta”, spune Gayle Porter, profesor de management la Universitatea Rutgers. “Daca cineva reuseste sa isi inchida BlackBerry-ul, este o problema.” Cultul multitasking-ului ne face sa credem ca verificarea mesajelor este un obicei care trebuie alimentat continuu. Dar nu este asa. Este un semn pentru un angajat distras care crede ca poate face mai multe lucruri in acelasi timp. Insa stiinta dezaproba aceasta conceptie. Oamenii sunt capabili sa mestece guma si sa se plimbe in acelasi timp, insa nu pot face simultan doua sau mai multe lucruri care implica gandirea.

Sa zicem ca un angajat care lucreaza in vanzari incearca sa isi citeasca ultimul e-mail in timp ce vorbeste cu un client la telefon. Acestea sunt ambele sarcini de limbaj, care trebuie sa treaca prin acelasi canal cognitiv. Incercand sa le faca pe amandoua in acelasi timp, isi forteaza atentia sa se concentreze cand la o sarcina, cand la alta, ceea ce duce la un cost in plus, obligandu-l sa incetineasca. Cercetatorii de la Universitatea din Michigan au descoperit ca productivitatea scade cu 40 de procente cand subiectii incearca  sa faca doua sau mai multe lucruri simultan. Ceea ce duce la greseli si esecuri. Unul din autorii studiului, David Meyer, sustine ca munca de calitate si multitasking-ul nu pot fi compatibile.

Brian Bailey si  Joseph Konstan de la Universitatea din Minnesota au descoperit ca efectuarea altor treburi in timpul celor principale duc la dublarea numarului de greseli si cresc nivelul de iritare cu procente cuprinse intre 31% si 106 %. Cu cat sarcina pentru care ai intrerupt munca este mai grea, cu atat este mai grea revenirea la ceea ce lucrai inainte. Un studiu realizat de Microsoft arata ca unui angajat ii ia 15 minute pentru a se concentra din nou dupa o intrerupere.

Efectele daunatoare se imprastie rapid dincolo de birou. Kate LeVan, consultant in comunicare in Evanston, antreneaza angajati ale caror creiere sunt asa deranjate de intreruperile electronice incat fac greseli atunci cand interactioneaza fata-in-fata: intalniri, sedinte, oferte ale investitorilor, prezentari de vanzari. “Ei nu pot avea o conversatie mai mare de cateva minute”, spune LeVan. “Acesta este impactul cand au toata informatia asimilata dezorganizat, facand sarcini simultan. Au problema de comunicare pentru ca nu se mai pot concentra”.

“Trebuie sa fii atent sa iti concentrezi atentia”
Winifred Gallagher sustine, in cartea ei “Rapt” din 2009, ca mintea umana este suma lucrurilor pentru care se concentreaza: subiectele la care ne concentram ne determina experientele, cunostintele, distractia, implinirea. Insa in loc sa cultivam aceasta resursa, spune ea, noi cheltuim cu nemiluita pe “tot ceea ce ne capteaza atentia”. Dar pentru a invata cu adevarat ceva si pentru a-l tine minte totodata, trebuie sa iti concentrezi toata atentia, la maximum.

Intreruperile pentru a ne citi e-mail-urile ne fac treaba asa dificila, incat Google, Microsoft, IBM si Intel au devenit membri ai “Grupului de cercetare a informatiei supraincarcate”, format in 2008 pentru a colabora in vederea cercetarii, dezvoltarii celor mai bune practici si gazduirea forumurilor pentru impartasirea noilor descoperiri. Este auto-conservare mai mult decat orice; informaticienii au fost primii dornici sa arate simptomele expunerii la intreruperi.

Acum zece ani, profesor Lesli Perlow, profesor de Leadership la Harvard Business School, a descris cu succes problema intreruperilor  in timpul serviciului, intr-o companie de software de inalta tehnologie. Inginerii acestei companii erau asa des intrerupti incat erau nevoiti sa lucreze noaptea si in weekend. Nimeni nu putea sa isi termine treaba din cauza bombardamentelor de mesaje. Perlow vine imediat cu soluatia: Quiet Time - timp petrecut in liniste la locul de munca. Pentru patru ore dimineata, cei 17 ingineri au lucrat singuri. Toate mesajele si telefoanele au foat interzise. Dandu-le timp sa se concentreze, inginerii au reusit sa termine proiectul pentru o imprimanta color fara sa faca ture de noapte.

Intel foloseste Quiet Time la doua dintre locatii. Alte companii, cum ar fi U.S Cellular si Deloitte & Touche, au inceput sa foloseasca e-mail-ul mai putin, incurajand mai mult intalnirile face-to-face si au experimentat programe precum “fara e-mail vinerea”. Rezultatele sunt surprinzatoare: angajatii stabilesc rapoarte cu colegii si astfel salveaza timp. De asemenea, pot stabili ceva printr-o conversatie la telefon de 2-3 minute, ceea ce ar fi necesitat trei e-mail-uri pentru fiecare persoana. Orice schimbare se simte intr-o companie, in special de cand s-a demonstrat ca 44% din intreruperile pe care le suporta un angajat sunt din afara companiei – studiu realizat de Universitatea din California.

Aproape toata lumea are nevoie de asemenea limite pentru a reusi sa isi termine proiectele la serviciu, mai ales intr-o lume in care se lucreaza 24 ore, 7 zile pe saptamana. Sa luam cazul lui Chad Willardson. El este consultant financiar la Merrill Lynch Private Wealth Management Group si opereaza servicii financiare pentru un partener al Merrill in Riverside, California. Obisnuieste sa isi verifice mesajele noi la fiecare cinci minute. Deci, 96 posibile intreruperi in cele opt ore de munca pe zi.

“Cu cat imi verific e-mail-ul mai mult, cu atat m-as simti mai nerabdator la fiecare cerere sau intrebare”, afirma el. Acum, isi verifica e-mail-urile manual, dar de numai patru ori pe zi la ore bine stabilite – orar pe care cercetatorii de la Oklahoma State University il descriu a fi cel mai benefic. Chad recunoaste ca reuseste sa lucreze mai mult in felul acesta, detine sarcinile din calendar sub control si se simte mai putin stresat.

De fapt, seminariile de stress-management descriu adesea cum angajatii sunt adusi la capatul puterilor de propriile lor inbox-uri. In timpul unei sesiuni la compania aeriana Lockheed Martin, multi manageri au ascuns aceasta frustrare pana cand unul dintre ei a ridicat mana. “Nu este o problema pentru mine. Eu imi verific e-mail-ul de doua ori pe zi”, a afirmat el. El a explicat ca echipa lui stie ca prefera sa comunice prin telefon si de aceea nu ii trimite e-mail-uri decat daca este important ca informatia sa fie trimisa in scris. Si pentru ca isi verifica e-mail-ul de doua ori pe zi, le-a venit ideea sa isi activeze un reply instant.

Acest ucru a fost bun atat pentru manager, dar si pentru angajatii lui. Luand in considerare managementul intreruperilor, a fost redus volumul acestora din departamentul sau. Toti au inteles ca el a vazut mesajele excesive ca pe o piedica in activitatea lui, dar si a celor din subordinea sa.

Un lucru a fost cert in acea zi la Lockheed: cand acel manager si-a impartasit solutia, a fost ca si cum ar fi levitat. Ceilalti manageri au ramas fara cuvinte si invidiosi.