10 modalitati prin care sa iti simplifici operatiunile in afacerea ta

Este o zi normala pentru tine la birou. Ca orice alta zi, si aceasta incepe la 7:00 dimineata. Cand stai jos savurand prima ceasca de cafea, speri ca vei incepe ziua de lucru dupa un plan strategic, avand idei noi pentru marele proiect si o situatie clara a necesitatilor pentru urmatorul semestru - ma refer aici la genul de planificare pe termen lung care te ajuta sa dezvolti afacerea. Insa realitatea este alta: telefoane urgente de la clienti. Probleme cu angajatii. Intalniri stabilite in ultimul moment. Teancuri de documente, facturi si alte hartii care necesita aprobarea sau semnatura ta. Dintr-o data, se face ora 19:00 si iti dai seama ca nu ai schimbat nimic.

Vrei ca maine sa fie diferit? Atunci citeste urmatoarele 10 modalitati usoare de a-ti simplifica munca, astfel incat sa ai timp pentru lucrurile care conteaza cu adevarat. Pune aceste idei in practica si inainte sa iti dai seama, vei fi terminat deja de facut planul strategic... si poate chiar iti va ramane timp liber pentru a-ti permite viata privata.

Tehnologia

Punand la punct tehnologia afacerii tale ai putea sa iti faci munca mai usoara. De multe ori, antreprenorii nu realizeaza ca pot face lucrurile mai simplu. Iata cateva idei prin care sa dai o forma tehnologiei:

1. Apeleaza la un server. Un server poate actiona ca un dispozitiv de indosariere pentru multitudinea de documente. Serverele iti ofera incredere si imbunatatesc activitatea afacerii. Pastrandu-ti documentele pe un server este mult mai usor sa gasesti documentele in fiecare zi.

2. Alege sistemul VoIP. Pierzi timp impartindu-te intre voice mail-ul de pe mobil si telefoanele de la serviciu? Sistemele VoIP ofera un avantaj extraordinar de personalizare pentru un pret rezonabil. De fapt, VoIP poate fi cu 40% mai ieftin decat un sistem traditional de telecomunicatii office si ofera aspecte folositoare pentru orice afacere de marime mica. De exemplu, voice mailul se poate folosi exact ca atasamentele - click, drag, drop si transmis mai departe. “Voice mailul devine noul e-mail care poate fi trimis mai departe acolo unde vrei”, spune Henry Kaestner, CEO Bandwidth.com, firma care furnizeaza servicii VoIP companiilor. Aceste sisteme sunt destul de noi, dar devin din ce in ce mai populare si mai de incredere cu fiecare zi.

3. Digitalizeaza-ti sistemul. Daca ai trecut de obstacolul de a-ti stabili un pachet pentru contabilizarea facturilor, treci la pasul urmator in care iti vei automatiza procesul. Vezi daca sistemul tau de contabilitate poate genera automat facturi la fel ca niste remindere pentru platile intarziate. “Sistemul ma va anunta pur si simplu cand este momentul sa sun”, spune un antreprenor al carui proces automat de facturare il avertizeaza de fiecare data cand o instiintare de plata este trimisa prin e-mail catre client, iar la a treia instiintare i se suspenda automat accesul la serviciile puse la dispozitie de compania lui. De asemenea, sistemul tau de facturare (impreuna cu banca) poate sustine transferuri electronice astfel incat sa nu fii niciodata ingrijorat in privinta intarzierii facturilor.

4. Fii prezent in mediul online. Site-ul tau este canalul principal prin care un potential client face cunoastinta cu afacerea ta. Nu te gandi asa mult la o grafica impresionanta, deoarece este mai importanta informatia pe care consumatorul o gaseste la tine. O lista online cu cele mai frecvente intrebari ajuta clientii sa economiseasca timp cu intrebari de baza si totodata, impiedica un client nervos sa apeleze la altcineva. Nu trebuie sa fii un bun cunoscator de tehnic pentru a pune la punct un site bun. Multe companii de gazduire web pot furniza site-uri foarte calitative pentru o suma decenta de bani si multe dintre ele furnizeaza instrumente care pot ajuta chiar si pe cei mai atehnici sa aiba prezenta in online.

Banii

Poate ca banii nu reprezinta radacina tuturor relelor, dar cu siguranta dau multe dureri de cap proprietarilor de afaceri. Iata cinci sfaturi pentru o administrare mai buna a banilor:

5. Analizeaza situatia cu banca. “Unul dintre cele mai mari bunuri pe care le detin antreprenorii este cash-ul”, spune Manny Calzon, vicepresedinte si director financiar al Merril Lynch, Florida. Dar multi antreprenori nu inteleg cat de multi bani platesc pe serviciile bancare in fiecare luna. Cere de la banca o analiza care sa iti reduca taxele pentru serviciile primite. Poti sa iei o decizie inteligenta in privinta tuturor serviciilor pe care le platesti, iar daca realizezi ca nu ai nevoie de toate, roaga banca sa ti le trieze in functie de necesitati si sa iti reduca costurile. Poti apoi sa investesti aceste economii in lucruri care vor duce afacerea ta la un alt nivel.

6. Administreaza taxele electronic. Companiile care au un total al bunurilor de 10 milioane de euro sau mai mult au mare nevoie de indosariere electronica. Firmele mici au nevoie un sistem automat de plata care sa administreze platile electronic. Asa ca incepe acum pentru a avea o viata mai usoara pe viitor.

7. Plateste acum, nu mai tarziu. Poti plati facturi mai mici in avans? De exemplu, daca ai o factura lunara de 15 euro opteaza sa platesti 90 de euro pentru sase luni de servicii. Nu vei mai pierde timp o buna perioada cu plata facturilor.

8. Imbunatateste-ti sistemul de contabilitate. O afacere care obtine peste 10 milioane de euro din vanzari ar trebui sa aiba un sistem sofisticat. Pachetele de softuri precum BusinessWorks, Enterprise, Great Plains (care a fost recent achizitionat de Microsoft) si MAS 90 ofera solutii sofisticate pentru dezvoltarea companiei si fac viata mult mai usoara atunci cand vine vorba de taxe si audit.

9. Analizeaza concurenta. Este comun pentru companiile in proces de dezvoltare sa faca afaceri fara sa inteleaga in ce relatie sunt fata de companiile similare din industria lor. Mai mult, contabilul tau are un profit si statisticile aferente acestuia de-a gata - date pe care le poti pastra pentru sesiunile statistice de pe viitor fara sa mai fie nevoie de munca in plus.

10. Evita posibile necazuri. Poate ca platesti mai mult dintr-o data, dar reinnoirea tuturor politelor de asigurare in acelasi timp la acelasi agent iti permite sa stai un an intreg fara griji referitoare la afacerea ta in loc sa faci asta de 3-4 ori pe an. Vei economisi timp, iar agentul tau de asigurari se va descurca mai bine cu o polita pe o perioada mai mare. Astfel va avea in fata situatia exacta pe termen lung.



Tags: afacereproiectbani