Cum sa estimezi timpul necesar unui proiect de afaceri

Cei mai multi oameni considera ca este foarte dificil sa estimam cat timp va dura o activitate dintr-un proiect.

Exista totusi cateva moduri in care putem aborda aceasta problema:

- analizam complexitatea fiecarei sarcini si incercam sa o impartim pe zile;
- ne consultam cu cineva care a trecut prin situatii similare;
- ne interesam de proiecte care au avut aceleasi activitati.

O alta cale este sa impartim timpul pe care il avem la dispozitie intre activitatile proiectului si sa vedem de cati oameni avem nevoie pentru a finaliza toate sarcinile la timp. Aceasta metoda este potrivita pentru proiectele care au un termen-limita.

De exemplu, daca trebuie sa inauguram o cladire peste exact 6 luni incepand de azi, vom incerca sa realizam un program care sa cuprinda toate etapele-cheie.

De multe ori, dupa realizarea primelor etape ale proiectului ne dam seama ca este imposibil sa respectam programul. De aceea, este mai bine sa fim realisti in estimarea timpului si sa stim care sunt sarcinile pe care le putem realiza si pe care
nu. Trebuie sa tinem cont de faptul ca dintr-o saptamana numai 3-4 zile sunt productive cu adevarat.

Avem nevoie de timp pentru intalniri, discutii sau coordonarea oamenilor. Este important sa alocam timp si pentru evenimente neprevazute care ne impiedica sa ne facem treaba.

De exemplu, in cazul cladirii noastre, evenimente neprevazute, ar putea fi schimbarile legislative care ne obliga sa obtinem noi avize, inundatii sau defectiuni ale utilajelor. Extrem de util este sa anticipam o serie de riscuri si sa facem planuri de rezerva.

Trebuie sa stim ca planificarea este un proces continuu. Pe masura ce noi informatii devin disponibile si proiectul nostru avanseaza, vom face noi ajustari, asa incat sa ne atingem obiectivele.

Tags: management