Idei despre cum sa organizezi o sedinta productiva

Sedintele sunt o parte importanta in cadrul fiecarei companii, dar de multe ori acestea nu sunt organizate intr-un mod productiv. Fie sunt puse la ore nepotrivite sau in momente nepotrivite, fie dureaza mult prea mult, desi nu se obtine nici o concluzie care sa ajute compania sa se dezvolte.

Inainte de a organiza o sedinta trebuie sa iei mai multi factori in calcul pentru a reusi sa o transformi intr-o sedinta productiva. Daca este, de exemplu, o sedinta a departamentului de marketing care trebuie sa conceapa o noua strategie, atunci nu trebuie sub nici o forma sa o programati pentru vineri la o ora tarzie. Nu veti ajunge la nici un rezultat.

Pentru ca o sedinta de acest gen sa aduca rezultate, trebuie sa o stabiliti pentru o zi si o ora in care oamenii sunt odihniti si pot gandi limpede. Sedintele de tip brainstorming trebuie tinute la inceputul saptamanii, de preferat luni sau marti pana in ora 11:00.

Sunt foarte multe studii facute de-a lungul timpului care au demonstrat ca momentul cel mai potrivit pentru a ne folosi de creierul nostru la capacitati maxime este in prima jumatate a zilei. Dimineata suntem mult mai proactivi si atunci vom avea rezultatele dorite.

Faceti tot posibilul sa organizati sedintele in zone neutre pentru participanti. Nu le organizati in birourile lor sau in zonele in care isi petrec majoritatea timpului de munca. Alegeti, de exemplu, o sala speciala pentru sedinte sau un loc pe care ei nu il frecventeaza foarte des. Veti reusi astfel sa le captati atentia.

Sala aleasa pentru sedinte trebuie sa fie foarte bine aerisita si cat mai linistita. Daca va fi o sala zgomotoasa sau care nu ofera un anume confort, oamenii vor fi cu usurinta distrasi.

Incercati sa trimiteti din timp participantilor lista subiectelor ce urmeaza sa fie discutate si nu va abateti de la acestea. Ei vor veni pregatiti si atunci sedinta va decurge bine si va deveni una productiva.

Incepeti sedinta la ora stabilita, nici un minut mai tarziu si incercati sa o limitati la maxim 90 de minute. Este o durata care le permite participantilor sa se concentreze cu usurinta la subiectele discutate.

Nu pierdeti timpul cu intarziatii, vor prinde pe parcurs ce au pierdut. Daca nu vor reusi sa faca asta, atunci cu siguranta la urmatoarea sedinta vor ajunge la timp.
Trebuie sa fiti constienti ca toata lumea are un program pe care trebuie sa il urmeze si ca angajatii trebuie sa se respecte intre ei.

Este foarte important sa concluzionati. Daca veti incepe mai multe subiecte de discutie si nu veti trage o concluzie pentru fiecare dintre acestea, puteti spune cu usurinta ca aceasta sedinta nu a fost mai mult decat o intalnire, nicidecum o sedinta productiva.

Nu faceti mai multe sedinte cu aceleasi persoane pe parcursul unei saptamani. Nu veti reusi decat sa le ocupati timp pretios din cel acordat rezolvarii problemelor din ordinea de zi.

Toate aceste sfaturi sunt puse pe hartie de specialisti care au facut studii indelungate pentru a ne ajuta in obtinerea unei inalte productivitati. Din pacate, chiar si cu multitudinea de carti si articole care ne invata cum sa obtinem o sedinta productiva, multi dintre managerii zilelor noastre nu acorda suficienta atentie acestui aspect, iar sedintele sunt facute doar pentru a bifa si acest amanunt pe ordinea de zi.


Tags: organizare sedintasedinte brainstormingproductivitate