Planificarea sedintelor de succes pentru manageri de top

Sedintele sunt activitati costisitoare pentru orice companie si trebuie planificate si organizate de catre manager in cele mai mici detalii. Ele trebuie tinute la intervale regulate de timp, avand rolul principal de a facilita comunicarea in cadrul firmei si de a rezolva problemele existente. Sunt potrivite pentru a motiva munca in echipa si pentru activitatile de brainstorming.

Sedintele unu-la-unu sunt singurele in cadrul carora, in mod normal, managerul isi poate critica subordonatii. In acest fel se pastreaza caracterul privat si confidentialitatea informatiilor transmise.

Iata etapele esentiale premergatoare inceperii unei sedinte:

1. In functie de scopul si profilul sedintei (sedinta de vanzari, de bord, de rezolvare a problemelor si conflictelor, de informare samd) trebuie sa selectati persoanele participante. In cazul sedintelor de proiect va trebui sa invitati angajatii care vor face parte din echipa de lucru, sponsorii proiectului, superiorii dvs si personalul din departamentul de finante, resurse umane, contabilitate si restul persoanelor implicate.

2. Dezvoltati agenda sedintei. Punctati subiectele care urmeaza sa fie tratate, timpul alocat fiecaruia si informati persoanele participante cu privire la caracterul sedintei, astfel incat sa participe active.

3. Incepeti sedinta la ora fixata.

4. Evaluati sedinta. Pastrati 10 minute pentru obtinerea feedback-ului din partea persoanelor prezente la sedinta. Incurajati-i sa isi exprime parerea cu privire la subiectele abordate in timpul sedintei si la solutiile adoptate.

5. Incheiati sedinta intr-o nota pozitiva, recapituland rapid punctele cheie discutate si stabiliti data urmatoarei sedinte.

Secretele unei sedinte de succes stau in abilitatea managerului care o conduce de a:

1. Stabili un obiectiv clar pentru orice sedinta.
Nu tineti o sedinta daca nu aveti informatii importante de comunicat, de primit sau probleme care trebuie rezolvate.
2. Invita persoanele vizate de profilul sedintei.
3. Trata cate un singur subiect odata.
4. Se sincroniza perfect din punctul de vedere al timpului asignat. Sedintele trebuie sa inceapa la ora stabilita iar pentru persoanele care intarzie, managerul nu trebuie sa mai reia subiectele deja discutate cu restul participantilor.
5. Alege locatia potrivita pentru o sedinta si de a asigura existenta echipamentului audio-vizual necesar.
6. Facilita comunicarea intre participanti, de a manageria situatiile dificile si de conflict si de a-si realiza obiectivele in timpul alocat.

 

 

Tags: sedinta de succesbrainstormingetapele unei sedinte