Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!

Ce ar trebui sa stim despre sediul social al propriei firme?

de Idei de afaceri

Orice firma care functioneaza legal in Romania trebuie sa aiba un sediu social declarat si inregistrat. Sediul social nu este o simpla formalitate, ci un element juridic, fiscal si contabil esential, fara de care societatea nu poate exista din punct de vedere legal. Este adresa oficiala a firmei, locul unde statul considera ca aceasta isi are „resedinta”, unde sunt trimise comunicarile oficiale si unde se raporteaza, in mod direct sau indirect, toate obligatiile fiscale si administrative. De aceea, alegerea, inregistrarea, mentinerea si, dupa caz, schimbarea sediului social trebuie tratate cu maxima atentie, pentru ca orice eroare poate conduce la sanctiuni grave, inclusiv declararea firmei ca inactiva.

Ce este sediul social si de ce este important

Criptomonede Ghid practic pentru incepatori

Vezi AICI detalii

Ghid practic pentru realizat felicitari de lux

Vezi AICI detalii

Propriul meu plan de afaceri

Vezi AICI detalii

Sediul social este adresa oficiala a societatii comerciale, asa cum este ea inregistrata la Oficiul National al Registrului Comertului. Din punct de vedere juridic, sediul social identifica firma in relatia cu autoritatile statului, cu partenerii contractuali si cu tertii. Conform Legii nr. 31/1990 privind societatile, sediul social este un element obligatoriu de identificare al societatii, alaturi de denumire, forma juridica, obiect de activitate si capital social.

Importanta sediului social este multipla. In primul rand, fara sediu social nu poti infiinta si nu poti mentine o firma activa. In al doilea rand, toate comunicarile oficiale ale ONRC, ANAF, instantelor judecatoresti sau altor autoritati se transmit la aceasta adresa. Din punct de vedere fiscal, sediul social este corelat cu domiciliul fiscal, cu obtinerea Registrului unic de control, cu arondarea la un anumit organ fiscal si cu verificarea existentei reale a firmei. Lipsa functionarii la sediul social declarat sau expirarea dreptului de folosinta asupra spatiului poate conduce la declararea firmei ca inactiva.

Ramai informat cu cele mai recente schimbari fiscale si clarificari oficiale,
explicate pe intelesul antreprenorilor!

Detalii aici: nou.fisc.ro

Unde poate fi stabilit sediul social

Legea nu impune ca sediul social sa fie intr-un anumit tip de spatiu, ci doar ca societatea sa aiba un drept legal de folosinta asupra acestuia. Astfel, sediul social poate fi stabilit intr-o locuinta proprietate personala, intr-un imobil apartinand altei persoane, intr-un spatiu comercial, intr-un birou sau chiar la sediul profesional al unui avocat.

In cazul in care sediul social este stabilit intr-o locuinta proprietate personala, dovada dreptului de folosinta se face prin contractul de vanzare-cumparare sau printr-un alt titlu de proprietate. In cazul in care spatiul apartine unei alte persoane, este obligatorie existenta unui contract de inchiriere sau a unui contract de comodat.

Contractul de comodat este foarte des utilizat, deoarece presupune folosinta gratuita a spatiului, fiind ideal in situatiile in care sediul social este stabilit la domiciliul unei rude sau al unui asociat.

La aceeasi adresa pot avea sediul social mai multe societati, insa numarul acestora este limitat de capacitatea fizica a spatiului. In practica, Registrul Comertului nu permite inregistrarea unui numar mai mare de firme decat numarul de camere al imobilului. In aceasta situatie, proprietarul spatiului trebuie sa dea o declaratie pe propria raspundere, autentificata la notar, prin care declara ca spatiul este suficient pentru functionarea mai multor societati.

Un aspect extrem de important este situatia sediului social stabilit intr-un apartament de bloc. In acest caz, este necesar acordul vecinilor, document care se obtine pe formularul pus la dispozitie de ONRC. Lipsa acestui acord poate conduce la respingerea cererii de inregistrare.

Inregistrarea sediului social

Inregistrarea sediului social se face exclusiv la Oficiul National al Registrului Comertului, fie la momentul infiintarii societatii, fie ulterior, prin depunerea unei cereri de mentiuni. Dosarul de inregistrare contine, printre altele, documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului, declaratii pe propria raspundere ale asociatilor si, dupa caz, acordurile necesare.

Din punct de vedere procedural, datele privind sediul social sunt transmise automat catre ANAF, astfel incat nu mai este necesara o declaratie separata pentru actualizarea adresei la fisc, cu exceptia unor situatii speciale, precum schimbarea domiciliului fiscal diferit de sediul social.

Valabilitatea sediului social

Valabilitatea sediului social este limitata la durata contractului prin care firma detine dreptul de folosinta asupra spatiului. Aceasta este una dintre cele mai frecvente greseli intalnite in practica: antreprenorii uita sa prelungeasca contractul de comodat sau inchiriere si ajung in situatia de a avea un sediu social expirat.

Codul de procedura fiscala trateaza aceasta situatie ca fiind extrem de grava. Art. 92 alin. (1) lit. g) din Legea nr. 207/2015 prevede explicit: „durata detinerii spatiului cu destinatia de sediu social este expirata”.

Aceasta situatie poate conduce la declararea societatii ca inactiva fiscal, cu efecte devastatoare asupra activitatii economice.

Prelungirea valabilitatii sediului social

Prelungirea sediului social se face prin prelungirea contractului de folosinta si inregistrarea mentiunii la ONRC, anterior expirarii termenului. Daca acest lucru nu este realizat la timp, ANAF poate initia procedura de declarare in inactivitate.

Art. 92 alin. (3) din Codul de procedura fiscala prevede: „in cazurile prevazute la alin. (1) lit. f) si g), declararea in inactivitate se va face dupa implinirea termenului de 30 de zile de la comunicarea catre contribuabil a unei notificari”.

Reactivarea unei firme declarate inactive este posibila doar daca sunt indeplinite cumulativ conditiile prevazute la art. 92 alin. (5), printre care indeplinirea tuturor obligatiilor declarative si constatarea functionarii la domiciliul fiscal declarat.

Schimbarea sediului social dintr-un judet in alt judet

Schimbarea sediului social dintr-un judet in alt judet nu inseamna infiintarea unei firme noi, ci continuarea activitatii aceleiasi societati. Schimbarea sediului social in alt judet impune inregistrarea persoanei juridice in registrul comertului de la noul sediu si radierea inmatricularii acesteia din registrul comertului de la vechiul sediu social.

Prealabil inregistrarii cererii avand ca obiect schimbarea sediului social in alt judet profesionistul are obligatia de a solicita/obtine verificarea disponibilitatii si rezervarea firmei.

Documente:

Cererea de inregistrare (original)
Declaratia pe propria raspundere cu privire la indeplinirea conditiilor de functionare/desfasurare a activitatii, in original, pentru sediul social si/sau sedii secundare sau, dupa caz, la terti
Dovada verificarii disponibilitatii si a rezervarii denumirii firmei (original)
Hotararea adunarii generale a asociatilor/actionarilor/membrilor sau decizia asociatului unic/CA/directoratului (original
Documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social.
Actul constitutiv actualizat, in original;

Daca este cazul:

avizul asociatiei de proprietari privind schimbarea destinatiei imobilelor colective cu regim de locuinta, prevazut de Legea nr. 196/2018
dovada autorizatiilor sau avizelor eliberate de autoritatile competente ca o conditie prealabila inmatricularii/inregistrarii in registrul comertului,
dovada privind imputernicirea persoanei desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original)

Pentru schimbarea sediului social dintr-un judet in alt judet trebuiesc avute in vedere urmatoarele:

societatea va fi radiata din judetul in care a fost inmatriculata initial si inregistrata pe noul judet;
se schimba numarul de ordine in Registrul Comertului al firmei (J-ul);
se schimba certificatul de inregistrare ale firmei dar codul unic de inregistrare(CUI) va ramane acelasi.

Alte obligatii care apar in relatia cu ANAF:

achizitia unui nou Registru unic de control, de la noul organ fiscal, pentru noul sediu social;
depunerea, in original, la noul organ fiscal, a Cif-ului de TVA (daca este cazul) impreuna cu declaratia de mentiuni 700, completata cu toate datele noi de identificare ale societatii si cu toate informatiile referitoare la obligatiile vectorului fiscal al acesteia; dupa depunerea CIF-ului de TVA anterior, organul fiscal va emite un nou CIF de TVA (evident, cu acelasi numar), dar cu noile date de identificare ale societatii;
declararea punctelor de lucru (a sediilor secundare) detinute de societate, la noul organ fiscal (daca este cazul);

Alte consecinte ale modificarii sediului social pot fi urmatoarele:

modificarea adresei in REGES dar nu este prevazut un termen pentru acest lucru ideea este ca orice modificare referitoare la salariati ce urmeaza a se face trebuie sa apara cu noua adresa. Faceti schimbarea sediului in REGES si transmiteti-o cel mai tarziu in aceeasi data in care faceti prima mentiune.
pe facturile ce se vor emite dupa schimbarea sediului va figura noul sediu.
la contractele incheiate ce sunt in derulare este necesar sa faceti acte aditionale cu noua adresa (la toate contractele nu numai cele intre firma si clienti; ex. contracte de inchiriere, de comodat, etc).
orice avize de functionare trebuie modificate astfel incat sa figureze pe ele datele de identificare actuale ale firmei
daca exista masini inregistrate pe firma, trebuiesc modificate certificatele de inmatriculare pe noua adresa si notificat la taxe locale.

Domiciliul fiscal vs sediul social

Domiciliul fiscal nu este identic intotdeauna cu sediul social, iar legea permite expres aceasta diferenta. Art. 31 alin. (1) lit. c) din Codul de procedura fiscala prevede: „pentru persoanele juridice, sediul social sau locul unde se exercita gestiunea administrativa si conducerea efectiva a afacerilor, in cazul in care acestea nu se realizeaza la sediul social declarat”.

Astfel, domiciliul fiscal poate fi stabilit la o alta adresa decat sediul social, fara modificarea actelor la Registrul Comertului. Pentru stabilirea domiciliului fiscal se depune Declaratia 700 la ANAF.

Este important de retinut ca domiciliul fiscal este relevant exclusiv pentru relatia cu ANAF, in timp ce sediul social ramane elementul juridic fundamental in relatia cu tertii.

Sediu social fara activitate vs sediul social cu activitate

Sediul social fara activitate inseamna ca, la adresa declarata ca sediu social, firma nu desfasoara efectiv activitati economice generatoare de venit. Mai exact, nu se produc bunuri, nu se presteaza servicii, nu se vand produse si nu exista interactiune directa cu clienti sau furnizori la acea locatie. La un sediu social fara activitate se desfasoara, de regula, doar activitati administrative, cum ar fi primirea corespondentei, pastrarea documentelor contabile si juridice, semnarea unor acte sau luarea deciziilor de management.

Aceasta forma de sediu social este foarte des intalnita atunci cand firma isi stabileste sediul social intr-un apartament de bloc sau intr-o locuinta personala. Avantajul major al sediului social fara activitate este ca nu presupune obtinerea de autorizatii de functionare de la primarie pentru activitati comerciale si, in cele mai multe cazuri, reduce numarul de avize necesare. De asemenea, impactul asupra vecinilor este minim, deoarece nu exista trafic de clienti, zgomot sau activitate vizibila.

In schimb, sediul social cu activitate presupune ca la acea adresa se desfasoara efectiv activitatea economica autorizata a firmei. Asta inseamna ca pot exista clienti care vin la sediu, angajati care lucreaza zilnic acolo, marfa depozitata, servicii prestate sau bunuri produse. Din punct de vedere legal si administrativ, aceasta situatie implica obligatii suplimentare.

In cazul unui sediu social cu activitate, sunt necesare, de regula, autorizatii de functionare emise de autoritatile locale, respectarea normelor de urbanism, sanatate, securitate la incendiu si protectia mediului, in functie de tipul de activitate desfasurata. Acordul vecinilor devine mult mai important, mai ales daca sediul este intr-un imobil rezidential, deoarece activitatea economica poate afecta linistea, siguranta sau confortul acestora.

Din perspectiva controalelor, un sediu social cu activitate este mult mai expus verificarilor din partea ANAF, ITM, DSP sau alte organe de control, deoarece este un punct efectiv de desfasurare a activitatii. In schimb, la un sediu social fara activitate, controalele sunt, in general, limitate la verificari documentare.

Intrebari frecvente despre sediul social

In continuare, vom raspunde celor mai frecvente intrebari aparute in practica privind sediul social, clarificand situatii comune care pot genera confuzii sau riscuri fiscale daca nu sunt intelese corect.

Pot avea sediu social si punct de lucru la aceeasi adresa?

Da, legea permite ca sediul social si punctul de lucru sa fie stabilite la aceeasi adresa, insa este esential ca aceasta situatie sa fie declarata corect. Din punct de vedere juridic, sediul social este adresa principala a firmei, iar punctul de lucru este locul unde se desfasoara efectiv activitatea economica, daca aceasta nu are loc exclusiv la sediul social.

In practica, atunci cand la sediul social se desfasoara si activitate economica efectiva, acelasi spatiu poate avea dubla calitate: sediu social si punct de lucru. Aceasta dubla functie trebuie declarata atat la ONRC, cat si la ANAF, pentru a evita situatiile in care autoritatile considera ca firma desfasoara activitate nedeclarata.

Din punct de vedere fiscal, declararea corecta a punctului de lucru este importanta deoarece influenteaza competenta organului fiscal, evidenta angajatilor, eventualele impozite locale si controalele la fata locului.

Ce se intampla cand expira sediul social al firmei?

Expirarea sediului social este una dintre cele mai periculoase situatii pentru o firma, deoarece poate conduce direct la declararea acesteia ca inactiva fiscal. Aceasta situatie apare atunci cand contractul de inchiriere sau comodat prin care firma foloseste spatiul expira si nu este prelungit sau reinnoit.

Conform art. 92 alin. (1) lit. g) din Codul de procedura fiscala, societatea poate fi declarata inactiva daca „durata detinerii spatiului cu destinatia de sediu social este expirata”. Inainte de declararea inactivitatii, ANAF transmite o notificare, iar daca situatia nu este remediata in termenul legal, se emite decizia de inactivitate.

Consecintele sunt extrem de serioase. Factura emisa de o firma inactiva nu este deductibila pentru clienti, iar daca firma este platitoare de TVA, TVA-ul aferent nu mai este deductibil. In plus, firma isi pierde credibilitatea comerciala, poate avea probleme cu bancile si cu partenerii contractuali si poate fi supusa unor controale suplimentare.

Ce documente se modifica in firma ca urmare a schimbarii sediului social?

Schimbarea sediului social genereaza o serie de modificari documentare, atat interne, cat si externe. Primul document care se modifica este actul constitutiv, deoarece sediul social este un element obligatoriu al acestuia. Odata cu modificarea actului constitutiv, ONRC emite un nou certificat de inregistrare, care va contine noua adresa a firmei.

De asemenea, este necesara actualizarea Registrului unic de control, care trebuie obtinut sau preschimbat de la organul fiscal competent pentru noul sediu social. Toate contractele aflate in derulare, fie ca vorbim de contracte cu clienti, furnizori, banci sau proprietari de spatii, trebuie actualizate prin acte aditionale, pentru a reflecta noua adresa.

Daca firma are angajati, adresa sediului social trebuie actualizata si in REGES Online, astfel incat datele de identificare ale angajatorului sa fie corecte. In plus, trebuie modificate avizele si autorizatiile de functionare, precum si documentele de inmatriculare ale autovehiculelor detinute de firma, daca este cazul.

Sediul social poate fi stabilit in apartamentul meu?

Da, sediul social poate fi stabilit in apartamentul personal, aceasta fiind una dintre cele mai frecvente solutii pentru firmele la inceput de drum. Conditia esentiala este existenta unui drept de proprietate asupra apartamentului, dovedit prin contractul de vanzare-cumparare sau un alt titlu legal.

In cazul in care apartamentul este situat intr-un bloc, este necesar, de regula, acordul vecinilor si al asociatiei de proprietari, mai ales daca se declara sediu social cu activitate. Pentru sediu social fara activitate, cerintele sunt, in general, mai relaxate, insa documentatia solicitata de ONRC trebuie respectata intocmai.

Este foarte important de inteles ca stabilirea sediului social intr-un apartament nu transforma automat locuinta intr-un spatiu comercial, atata timp cat nu se desfasoara activitate economica efectiva la acea adresa. Tocmai de aceea, multi antreprenori aleg varianta sediului social fara activitate, pentru a evita complicatii administrative si conflicte cu vecinii.

de Idei de afaceri
Redactia Idei de afaceri este formata dintr-un colectiv de 3 autori cu experienta in domeniile care formeaza intreaga sfera a lumii afacerilor. Ei va livreaza cele mai importante si relevante noutati.