Oportunitati de afaceri - Organizator de seminarii

Vanzarile scad... Angajatii cei mai buni pleaca la firmele concurente... Clientii profita de niste lacune in contractele incheiate si nu achita facturile pentru marfa livrata... Soferii firmei fac trei drumuri ca sa rezolve o problema... etc., etc.

Iata doar cateva situatii in care managerul unei firme are nevoie de cateva sfaturi competente legate de rezolvarea unor dificultati sau de niste informatii care sa-i permita imbunatatirea modului de a face afaceri.

Dar asemenea sfaturi si informatii nu pot fi oferite decat de specialisti, adica de acei oameni cu o experienta bogata in domeniul de interes al managerului respectiv, care pot identifica rapid solutii la problemele acestuia. Si aici apar cateva neajunsuri: specialistii fie sunt greu de gasit, fie nu au timp sa acorde consultante individuale, fie colaboreaza deja cu firme de consultanta ale caror tarife orare nu sunt deloc incurajatoare pentru intreprinzatori.

Ce s-ar intampla, insa, daca mai multi manageri care au un interes comun, de exemplu organizarea sistemului de vanzari online, ar beneficia de o consultanta colectiva, sub forma unui seminar la care sa fie invitat un consultant de o valoare recunoscuta?

Avantajele ar fi certe: fiecare manager ar plati mult mai putin pentru know-how-ul primit, iar consultantul ar fi remunerat mult mai consistent decat in cazul unei sedinte individuale, in conditiile in care informatiile oferite nu si-ar pierde din concretete si utilitate.

Toate dificultatile legate de implementarea acestei solutii ar fi de natura organizatorica, in sensul ca trebuie contactati specialistii potriviti, trebuie gasita o sala in care sa se desfasoare seminarul, trebuie pusa la punct actiunea de promovare pentru atragerea celor potential interesati, trebuie calculate taxele de participare astfel incat sa fie acoperite onorariile si celelalte cheltuieli etc. O persoana dinamica si inzestrata cu putere de convingere ar putea demara aceasta activitate de organizator de seminarii, activitate care in S.U.A. are deja o traditie de cateva zeci de ani.

Care sunt temele pe care le abordeaza seminariile?
Experienta occidentala a aratat ca de cele mai multe ori sunt abordate probleme generale de management (tehnici de conducere, sisteme informationale etc.), dar asemenea seminarii au suprasaturat deja piata (ceea ce nu este cazul la noi). Din acest motiv, organizatorii  s-au orientat spre seminarii pe teme cat mai specializate, care au un grad de atractivitate mult mai mare si, implicit, o audienta mai ridicata.

Astfel, un seminar cu titlul “Rationalizarea consumului de benzina pentru firmele de curierat intern” atrage mai multi participanti decat  unul cu titlul “Rationalizarea consumului de benzina pentru firmele cu parc auto”. La primul seminar vor participa majoritatea managerilor de la firmele de curierat intern, deoarece vor presupune (corect) ca seminarul este conceput special pentru nevoile lor.

Seminariile pe o tema foarte importanta, cum ar fi comentarea unei legi mult asteptate de intreprinzatori si aparute de curand, pot atrage sute de participanti. Mai ales daca referentul este foarte competent, poate chiar unul dintre initiatorii legii respective.

Cine sunt referentii?
In Occident exista asa numitii seminaristi profesionisti, adica fosti manageri ai unor firme importante sau consultanti cu experienta, care au facut din sustinerea de seminarii o profesie de baza. Ei lucreaza pentru oricine le indeplineste pretentiile materiale, indiferent ca este vorba de organizatori de seminarii, companii puternice sau asociatii profesionale.

In Romania nu s-au format inca astfel de profesionisti, din acest motiv un intreprinzator in domeniu trebuie sa aiba in vedere profesorii universitari (atentie, nu toti pot sustine un seminar de succes), inspectorii fiscali, specialistii bancari sau juristii de renume.

Alte tinte pentru organizatorii de seminarii mai pot fi consultantii pe diverse probleme economice (acestia sustin cu placere seminarii, deoarece au posibilitatea sa-si atraga viitori clienti individuali) si autorii de carti si reviste, care sunt considerati autoritati in materie. Nu trebuie neglijati practicienii: daca seminarul despre rationalizarea consumului de benzina este tinut de conducatorul parcului auto al unei firme de curierat intern, toti colegii sai de la celelalte firme vor dori sa participe. Din nefericire, practicienii au de obicei dificultati in a se exprima in fata unui public.

Unde se tin seminariile?
In general, hotelurile sunt cele mai potrivite pentru sustinerea unui seminar. Majoritatea hotelurilor au o sala de conferinte si, in plus, ele pot asigura si masa pentru participanti sau chiar cazarea, daca seminarul dureaza mai multe zile. Directorii hotelurilor sesizeaza ce inseamna pentru ei, din punct de vedere financiar, ca cineva sa le aduca 30-40 de clienti, din acest motiv ei nu cer chirie pentru sala de conferinte, ba chiar ofera reduceri la tarifele practicate pentru cazare si masa. Organizatorul seminarului trebuie sa-si prezinte cat mai atractiv propunerea de colaborare si sa negocieze facilitatile pe care le poate obtine.

Cat de profitabila este afacerea?
Organizarea de seminarii se numara printre cele mai profitabile forme de vanzare a informatiei. In Germania sunt oferite anual peste 15.000 de seminarii, unele cu durata de mai multe zile. Fiecare seminar atrage, in medie, 22 de clienti, iar taxa de participare este de cca 120 euro/zi. In conditiile in care onorariul specialistului (referentului) atinge maximum 500 euro/zi si celelalte cheltuieli (cu masa de pranz, cu bauturile racoritoare) nu depasesc 400 euro, rezulta ca organizatorului ii ramane un castig de aproape 1.750 euro.

Aceasta in cazul seminariilor de informare, adica al acelor seminarii care isi propun sa transmita niste informatii noi: un astfel de seminar poate contine, de exemplu, un comentariu competent asupra unui eveniment de interes pentru participanti – “Cum influenteaza Legea Drepturilor de Autor activitatea editurilor de carti pentru copii”.

Mai avantajoase din punct de vedere financiar sunt seminariile de instruire, care au un pronuntat caracter practic (“Cum sa redactezi un material de prezentare a firmei tale, destinat unui om de afaceri strain”) si care dureaza, de obicei, mai multe zile.

Mai intai, participantii sunt instruiti din punct de vedere teoretic si apoi trec la rezolvarea unor teme concrete, dupa care (eventual) sunt notati. Nu este vorba de o competitie, notarea se face doar pentru ca fiecare participant sa-si dea seama cat de bine a ajuns sa stapaneasca domeniul. Singurul dezavantaj aici este ca numarul participantilor nu poate fi foarte mare, pentru ca altfel scade eficienta procesului de instruire. La aceste seminarii taxele de participare sunt mai mari, datorita duratei mai mari, dar efortul organizatoric este cam acelasi.

Nu uitati! Participantii la seminar accepta sa plateasca taxa pe care o cere organizatorul numai daca sunt convinsi ca au intr-adevar ceva important de invatat la seminarul respectiv. Numele unui referent de calibru face minuni in atragerea clientelei, dar doar referentul nu este suficient pentru succesul seminarului.

Organizatorul trebuie sa asigure si o dotare tehnica pe masura (proiector, video player, flip-chart) si, de asemenea, se ocupe de alcatuirea si multiplicarea unor mape care sa contina materiale cu ideile principale ale seminarului, articole din presa pe teme apropiate, fotografii, precum si programul seminarului.

Si inca un sfat: un seminar este o ocazie excelenta pentru stabilirea de noi contacte de afaceri, asadar este bine ca participantii sa poarte cate un ecuson cu numele lor, numele firmei si functia pe care o ocupa. Aceasta va usura mult procesul de comunicare.

Tags: afacerimanagementfinanciar